(3) Agenturet bør overvåge udløbsdatoerne for alle gyldige EU-sikkerhedscertifikater med driftsområde i mere end én medlemsstat og dele oplysningerne med de relevante nationale sikkerhedsmyndigheder for at lette planlægningen af deres respektive sikkerhedsvurderingsaktiviteter.

(4) Agenturet bør offentliggøre og opdatere en gratis vejledning for ansøgere, som beskriver og om nødvendigt forklarer kravene i henhold til denne forordning. Ansøgervejledningen bør — for at harmonisere tilgangen til udveksling og registrering af oplysninger via one-stop-shoppen — også indeholde standardformularer udarbejdet af agenturet i samråd med de nationale sikkerhedsmyndigheder.

(5) Agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder bør indføre interne ordninger eller procedurer for at sikre, at kravene til sikkerhedsvurderingen overholdes.

(6) For at forhindre dobbeltarbejde i forbindelse med vurderingen og mindske den administrative byrde og omkostningerne for ansøgeren bør agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder, hvor det er relevant, tage hensyn til de samarbejdsaftaler og multilaterale aftaler, der er indgået i henhold til artikel 11 i direktiv (EU) 2016/798.

(7) Når det planlagte driftsområde er begrænset til én medlemsstat, og ansøgeren planlægger at køre til en eller flere stationer tæt på grænsen i tilgrænsende medlemsstater, som har tilsvarende netegenskaber og tilsvarende driftsregler, bør ansøgeren kunne gøre det uden en udvidelse af driftsområdet. Når ansøgeren indgiver sin ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat, bør ansøgeren vælge certificeringsorgan i henhold til artikel 10, stk. 5 og 8, i direktiv (EU) 2016/798. Når agenturet fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, bør det høre de relevante nationale sikkerhedsmyndigheder og tage højde for de relevante grænseoverskridende aftaler.

(8) Når agenturet fungerer som certificeringsorgan, bør ansøgeren have ret til at indgive sin ansøgning til agenturet på et af EU's officielle sprog uden at være forpligtet til at oversætte den. Dette princip gælder med forbehold af muligheden for, at de nationale sikkerhedsmyndigheder kan fastlægge en sprogpolitik vedrørende den del af ansøgningen, der er nævnt i artikel 10, stk. 3, litra b), i direktiv (EU) 2016/798. I forbindelse med vurderingen bør de nationale sikkerhedsmyndigheder have ret til at fremsende dokumenter vedrørende vurderingen til agenturet på et af medlemsstatens sprog uden at være forpligtet til at oversætte dem.

(9) Certificeringen bør være baseret på en vurdering af ansøgerens evne til at opfylde de krav til sikkerhedsledelsessystemer, der, der gælder for jernbanevirksomheder, herunder de relevante nationale forskrifter og krav i den gældende tekniske specifikation for interoperabilitet gældende for delsystemet Drift og trafikstyring, og til at anvende dem konsekvent. Når ansøgeren har fået udstedt et EU-sikkerhedscertifikat, bør ansøgeren fortsætte med at anvende sit sikkerhedsledelsessystem i henhold til artikel 9 i direktiv (EU) 2016/798.

(10) Agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder bør registrere alle relevante oplysninger om og resultatet af vurderingen i one-stop-shoppen for at kunne underbygge og begrunde afgørelser på hvert enkelt trin i sikkerhedsvurderingsprocessen. Hvis agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder har deres egne informationsstyringssystemer til sikkerhedsvurdering, bør de sikre, at alle relevante oplysninger overføres til one-stop-shoppen af samme årsager.

(11) Agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder bør udvikle interne ordninger eller procedurer for forvaltning af udstedelsen af EU-sikkerhedscertifikater med henblik på at mindske de administrative byrder og udgifter for ansøgeren. I denne henseende bør ansøgeren have mulighed for at indsende genparter af dokumenter i ansøgningen. Agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder bør kunne få adgang til originaldokumenterne med henblik på kontrol efter udstedelsen af EU-sikkerhedscertifikatet.

(12) Det er nødvendigt at harmonisere kategoriseringen af sikkerhedsspørgsmål i forbindelse med vurderingen for at sikre, at ansøgeren forstår omfanget af eventuelle sikkerhedsspørgsmål, som agenturet eller en national sikkerhedsmyndighed rejser. Kategoriseringen er særlig vigtig, når flere nationale sikkerhedsmyndigheder er involveret i processen.

(13) Med henblik på at sikre, at agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder foretager vurderingen på effektiv vis, og for at styrke den gensidige tillid mellem dem, bør agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder sikre, at det personale, der er involveret i vurderingerne, har de nødvendige kompetencer. Det bør derfor fastsættes, hvilke kompetencer det drejer sig om.

(14) I henhold til artikel 31, stk. 3, i direktiv (EU) 2016/798 gælder den nye sikkerhedscertificeringsordning fra den 16. juni 2019. Medlemsstaterne kan dog i henhold til nævnte direktivs artikel 33, stk. 2, underrette agenturet og Kommissionen om, at de har forlænget gennemførelsesperioden, og kan dermed fortsat udstede certifikater i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/49/EF indtil den 16. juni 2020. Det bør derfor præciseres, hvordan den nye ordning supplerer den gamle, når det planlagte driftsområde omfatter en eller flere af de pågældende medlemsstater.

(15) Når en national sikkerhedsmyndighed konstaterer, at den ikke vil kunne udstede et sikkerhedscertifikat i henhold til direktiv 2004/49/EF inden den 16. juni 2019, eller den 16. juni 2020 for de medlemsstater, der har indgivet underretning til agenturet og Kommissionen i henhold til artikel 33, stk. 2, i direktiv (EU) 2016/798, bør agenturet, når det fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, tage resultaterne af den nationale sikkerhedsmyndigheds vurdering af elementerne i artikel 10, stk. 2, litra a), i direktiv 2004/49/EF i betragtning for at undgå dobbeltarbejde.

(16) Et EU-sikkerhedscertifikat udstedt af agenturet skal betragtes som svarende til den del af sikkerhedscertifikatet, der er nævnt i artikel 10, stk. 2, litra a), i direktiv 2004/49/EF. Denne certificering er gyldig i hele EU for tilsvarende jernbanetransportoperationer. Derfor bør medlemsstater, der har indgivet en underretning til agenturet og Kommissionen i henhold til artikel 33, stk. 2, i direktiv (EU) 2016/798, acceptere et EU-sikkerhedscertifikat udstedt af agenturet som svarende til den del, der er udstedt i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, litra a), i direktiv 2004/49/EF.

(17) Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelsen fra det udvalg, der er nedsat ved artikel 21 i Rådets direktiv 96/48/EF.