(3) I overensstemmelse med omfanget af beføjelserne og proportionalitetsprincippet indeholder denne forordning kun minimumsforskrifter. Formidlere og andre markedsdeltagere tilskyndes til at selvregulere disse formater i henhold til behovene på de forskellige markeder. De kunne også bestræbe sig på yderligere at standardisere de meddelelser, der er angivet i denne forordning og eventuelle andre meddelelsestyper, der er nødvendige for at lette udøvelsen af aktionærrettigheder og indføre nye teknologier, som kan fremme gennemsigtighed og tillid.

(4) For at lette udøvelsen af aktionærrettigheder og gøre den mere effektiv, navnlig hen over grænserne, bør der opmuntres til anvendelse af moderne teknologi ved kommunikation mellem udstedere, aktionærer og formidlere, herunder andre udbydere, der benyttes ved disse processer. Al kommunikation mellem formidlere bør så vidt muligt ske ved anvendelse af maskinlæsbare og standardiserede formater, der kan anvendes mellem operatører, og som giver mulighed for straight-through processing. Formidlerne bør imidlertid give aktionærer, som ikke er formidlere, adgang til oplysninger og mulighed for at reagere ved hjælp af alment tilgængelige metoder, der gør formidlere i stand til at udføre straight-through processing.

(5) Mindstekravene for så vidt angår anmodningen om at videregive aktionæroplysninger og det svar, der skal fremsendes, bør fastsættes for at sikre en ensartet, elektronisk og smidig gennemførelse af udstederens ret til at kende sine aktionærer.

(6) Med forbehold af indkaldelsen til generalforsamlingen med henblik på at sikre straight-through processing skal der fastsættes minimumskrav for oplysningernes type og format i den standardiserede mødeindkaldelse, som skal fremsendes til aktionærerne gennem kæden af formidlere, hvor det er nødvendigt. Formålet er også at lette håndteringen af elektroniske stemmeinstrukser fra aktionærerne til udstederen.

(7) Denne forordning dækker forskellige depotmodeller for aktier, der findes i alle medlemsstater uden at favorisere nogen bestemt løsning.

(8) Den nationale lovgivning på udstederens vedtægtsmæssige hjemsted vil afgøre, hvilke forpligtelser formidlere helt konkret skal opfylde for at fremme udøvelsen af aktionærernes rettigheder. Disse skal om nødvendigt omfatte forpligtelsen til at bekræfte aktionærens ret til at deltage i en generalforsamling og forpligtelsen til at fremsende meddelelsen om deltagelse til udstederen. Der skal i den forbindelse fastsættes minimumsforskrifter for, hvilke typer oplysninger der skal indgå i en sådan meddelelse om deltagelse.

(9) Der er fortsat behov for at standardisere bekræftelsen af retten til at deltage i en generalforsamling, da udstederen muligvis ikke besidder eller ikke har fået tilsendt præcise oplysninger om de berettigede positioner, særlig som følge af grænseoverskridende kommunikation. Bekræftelserne af berettigelse meddeles på forskellige måder, f.eks. elektronisk gennem kæden af formidlere eller direkte af den sidste formidler til udstederen eller af den sidste formidler til aktionæren eller kunden i papir- eller elektronisk format afhængigt af værdipapirdepotmodellen på det relevante marked. Denne forordning fastsætter mindstekrav til, hvilke typer oplysninger der skal indgå i bekræftelser eller ved modtagelse af stemmer samt ved registrering og optælling af stemmer.

(10) Det er afgørende, at der foretages en hurtig behandling af transmissioner i kæden af formidlere, navnlig når den består af depotforvaltere eller andre operatører i flere lag, og når der anvendes samlekundekonti, for at sikre, at oplysningerne når ud til aktionærerne på tværs af grænserne, og at de kan reagere inden for et rimeligt tidsrum og inden for de frister, som udstedere og formidlere har fastsat for selskabshændelser. For at beskytte og afbalancere rimelige aktionærinteresser i forhold til udstedere og formidlere er det vigtigt at fastlægge de frister, der skal overholdes i forbindelse med fremsendelse af oplysninger om vigtige selskabshændelser og aktionærhandlinger.

(11) Da frivillige markedsstandarder for behandling af selskabets handlinger af økonomisk art, såsom udlodninger og virksomhedsomlægninger, der påvirker den underliggende aktie, for det meste anvendes, fastlægger denne forordning kun de vigtigste elementer og principper, der skal overholdes i disse processer.

(12) Det er afgørende, at der frembringes troværdige oplysninger, og at fortrolige oplysninger overføres på forsvarlig vis. Formidlere, udstedere og udstederes udbydere bør have hensigtsmæssige procedurer, specielt for at værne om integriteten og sikkerheden af de procedurer, som omfatter personoplysninger som fastlagt i direktiv 2007/36/EF.

(13) Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Det Europæiske Værdipapirudvalg —